Udienze da remoto: le regole decorrenti dal 1° gennaio
Pubblicato in GU n 275 del 26 novembre il DL 25 novembre con le regole operative per le udienze da remoto
In particolare, esso disciplina le regole tecnico-operative per lo svolgimento delle udienze a distanza a decorrere dal 1° gennaio 2026.
Le udienze a ìdistanza si svolgono ì mediante collegamenti da remoto utilizzando la piattaforma Microsoft Teams.
I collegamenti da remoto sono effettuati con la piattaforma il cui servizio è reso con un canale di comunicazione criptato su rete telematica pubblica con un sistema di gestione e controllo su cloud in aree (tenant) di data center ubicati nel territorio dell'Unione europea.
Per i collegamenti da remoto è necessario che i dispositivi utilizzati rispettino le caratteristiche tecniche e di sicurezza indicate nelle «Linee guida tecnico-operative» di seguito dettagliate.
Il decreto specifica che le regole si applicano alle udienze a distanza, le cui comunicazioni sono inviate a decorrere dal 1° dicembre 2025.
Restano ferme le modalità di partecipazione alle udienze a distanza le cui comunicazioni sono inviate sino al 30 novembre 2025 con riferimento alle udienze da svolgersi entro il 31 dicembre 2025.
Udienze da remoto: la partecipazione a distanza
In particolare a partecipazione all'udienza avviene a distanza mediante un collegamento audiovisivo da remoto con modalità tali da assicurare la contestuale, effettiva e reciproca visibilità delle persone collegate e la possibilità di udire quanto viene detto, a garanzia della partecipazione e del contraddittorio.
A decorrere dal 1° gennaio 2026, almeno tre giorni prima dell'udienza, l'ufficio di segreteria della Corte di giustizia tributaria invia una comunicazione all'indirizzo di posta elettronica alla parte che ha fatto richiesta del collegamento da remoto, contenente il link per la partecipazione all'udienza a distanza, l'avviso dell'ora della convocazione e l'informazione che l'accesso all'udienza tramite tale link comporta il trattamento dei dati personali come da informativa.
Il link è diverso per ciascuna udienza, strettamente personale e non cedibile a terzi, fatta eccezione per l'eventuale difensore delegato.
I magistrati, i giudici tributari e i segretari di sezione utilizzano per il collegamento telematico il link inviato esclusivamente agli indirizzi di posta elettronica istituzionale, per il cui accesso è prevista una procedura di identificazione basata sull'uso di almeno due fattori di autenticazione.
All'udienza pubblica o camerale, il Presidente del collegio o il giudice monocratico, con l'assistenza del segretario, verifica la funzionalità del collegamento.
E' vietata la registrazione, con ogni strumento e da parte di chiunque, delle udienze pubbliche e camerali, nonche' della Camera di consiglio da remota tenuta dai soli magistrati o giudici tributari per la decisione degli affari.
E' in ogni caso vietato l'uso della messaggistica istantanea interna agli applicativi di videoconferenza e di altri strumenti che possano conservare tracce delle dichiarazioni o opinioni espresse durante le udienze o le camere di consiglio, nonche' il deposito di documenti tramite la piattaforma di videoconferenza.
All'atto del collegamento e prima di procedere alla discussione, i difensori delle parti o le parti che agiscono in proprio dichiarano, sotto la loro responsabilità, che quanto accade nel corso dell'udienza o della Camera di consiglio non e' visto ne' ascoltato da soggetti non ammessi ad assistere alla udienza o alla Camera di consiglio, nonche' si impegnano a non effettuare le registrazioni di cui al primo periodo. Al termine dell'udienza da remoto, le parti danno atto del regolare svolgimento del collegamento audio-video.
Tali dichiarazioni sono riportate dal segretario nel processo verbale d'udienza.
In caso di mancato funzionamento del collegamento da remoto, il Presidente o il giudice monocratico sospende l'udienza e, nel caso in cui sia impossibile ripristinare il collegamento, rinvia la stessa disponendo che ne venga data comunicazione alle parti con le modalità previste
Udienze da remoto: il verbale di udienza
Il verbale di udienza digitale è sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale dal Presidente o dal giudice monocratico e dal segretario dell'udienza.
In esso si da atto delle modalità di accertamento dell'identità dei soggetti ammessi a partecipare al collegamento da remoto, previa, ove necessario, esibizione di documento di riconoscimento, della preliminare conoscenza dell'informativa e della loro libera volontà di partecipare all'udienza da remoto, anche per quanto concerne la disciplina dei dati personali.
Non si provvede all'annotazione degli estremi del documento di riconoscimento dei soggetti partecipanti all'udienza da remoto.
Nel verbale di udienza digitale si da', altresì atto che la Camera di consiglio o l'udienza si sono svolte in videoconferenza tramite il sistema di collegamento
Nei casi di indisponibilita' del S.I.Gi.T., il processo verbale è redatto in formato analogico.
In tal caso, il segretario di sezione provvede successivamente a creare la copia informatica del documento cartaceo e ne attesta la conformità all'originale apponendo la firma elettronica qualificata o firma digitale.
Il processo verbale d'udienza redatto in formato analogico è parte integrante del fascicolo processuale, tenuto e formato
Il processo verbale d'udienza redatto in formato analogico è conservato.
Il processo verbale digitale dell'udienza o la copia informatica del processo verbale analogico sono inseriti in forma integrale nel fascicolo informatico.
Udienze da remoto: le linee guida
Le specifiche tecniche funzionali alla partecipazione dei difensori o delle parti che si difendono in proprio, sono individuate nelle linee guida tecnico-operative, pubblicate sul sito internet dedicato al Dipartimento della giustizia tributaria del Ministero dell'economia e delle finanze e aggiornate in base all'evoluzione normativa e tecnologica.
Le misure tecniche e organizzative adottate al fine di garantire un livello di sicurezza adeguato ai rischi connessi ai trattamenti dei dati personali sono regolarmente riesaminate e aggiornate dal Ministero dell'economia e delle finanze tenendo conto dei risultati di apposite valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati con riferimento ai trattamenti che presentano elevati rischi per i diritti e le liberta' degli interessati.
Per l'utilizzo della piattaforma tecnologica Microsoft Teams il Ministero dell'economia e delle finanze si avvale della società Sogei, partner tecnologico, che ai fini del trattamento dei dati personali assume il ruolo di responsabile
